Zásady zpracování osobních údajů ve společnosti RTB holding a.s. a jejich dceřiných společností RTB účetní kancelář s.r.o., RTB company s.r.o., RTB společnosti na klíč s.r.o. (dále jen „Zásady“)

Správcem osobních údajů je ta ze společností se kterou subjekt údajů uzavřel smlouvu, nicméně práva které subjekt údajů má může uplatnit u kterékoliv společnosti, které budou ke dni jejich uplatnění v postavení dceřiné společnosti k RTB holding a.s.

Tyto zásady platí pro každou společnost v holdingu RTB holding a.s. samostatně a společnosti mimo administrativní důvody mezi sebou osobní údaje nesdílí. Pokud je v závorce za větou, která je obsahem těchto zásad uvedena konkrétní společnost – platí toto ustanovení těchto zásad pouze pro tuto společnost – tohoto správce osobních údajů.

Kontaktní email všech správců: info@rtbholding.cz

Kontaktní adresa všech správců: RTB holding a.s., Krakovská 1392/7, 110 00 Praha

Pověřenec pro ochranu osobních údajů: nebyl jmenován

Úvod

Tyto Zásady popisují nakládání s Vašimi osobními údaji a jsou obecným základem a informačním pramenem pro zpracovávání Vašich osobních údajů. Tyto zásady Vás informují o stanoveném účelu zpracování, právním titulu zpracování, omezení uložení shromážděných osobních údajů a o dalších důležitých věcech. V Zásadách se dočtete i o Vašich právech, a to:

Pokud se Vám nelíbí jakým způsobem zpracováváme Vaše osobní údaje můžete se na nás obrátit na emailové adrese info@rtbholding.cz, nebo máte právo podat stížnost k dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz)

1. Základní informace

  1. Správce (RTB společnosti na klíč s.r.o.) nabízí služby v oblasti servisu stávajícím a novým podnikatelům, zejména právnickým osobám, a to poradenská činnost a zprostředkování služeb notáře v souvislosti se zakládáním obchodních společností a družstev, změn zápisů ve veřejných rejstřících a v oblasti poskytování virtuálních sídel a krátkodobého pronájmu zasedacích místností.
  2. Správce (RTB company s.r.o.) nabízí služby v oblasti prodeje ready-made společností.
  3. Správce (RTB) účetní kancelář s.r.o) nabízí služby v oblasti vedení účetnictví a vedení mzdové agendy.
  4. Partnerem Správce je právnická nebo fyzická osoba, která se účastní na podnikatelské činnosti Správce.
  5. Klientem jste Vy – podnikatel, nebo budoucí podnikatel se zájmem o služby Správce.
  6. Správce zpracovává osobní údaje Klientů v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů (dále jen „ZoOOÚ“), a zároveň v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“).
  7. Klient není povinen poskytnout Správci osobní údaje, které Správce nepotřebuje k poskytnutí služby, nebo kterých shromažďování po Správci nepožaduje zákon. Pokud však Klient odmítne poskytnout Správci osobní údaje definované předešlou větou, je Správce oprávněn odmítnou poskytnutí služby Klientovi. Jiné osobní údaje, kterými jsou Váš email a Váš telefon správce shromažďuje pro to, aby Vám mohl zaslat informaci o přijaté poště, pokud využíváte služeb virtuálního sídla. Pokud bude Správce zpracovávat Vaše osobní údaje, které nepotřebuje k poskytnutí služby, nebo kterých shromažďování po Správci nepožaduje zákon, bude tak činit pouze s Vašim dobrovolným souhlasem, nebo z důvodu svého oprávněného zájmu. V žádném případě nebude Správce požadovat poskytnutí souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů jako podmínku poskytnutí služby.

2. Účel zpracování a právní základ pro zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpracovávány zejména za účelem plnění smlouvy, a to buď smlouvy o poskytnutí obchodní adresy a administrativních služeb, nebo nájemní smlouvy, případně smlouvy o zprostředkování služeb notáře (RTB společnosti na klíč s.r.o.) Vaše osobní údaje jsou zpracovávány za účelem plnění smlouvy o převodu obchodního podílu (RTB company s.r.o.). Vaše osobní údaje jsou zpracovávány za účelem plnění smlouvy o vedení účetnictví a mzdové agendy (RTB účetní kancelář s.r.o.). V případě, že Vám poskytneme službu, ponecháme si část osobních údajů z důvodu Vaší i naší soudní ochrany, a to v souvislosti s Vašimi i našimi právy (náhrada škody, reklamace, aj.).

Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány i za účelem přímého marketingu Správce, avšak pouze pokud k tomu udělíte dobrovolný souhlas, který můžete kdykoliv odvolat. Správce může použít Vaše osobní údaje v souvislosti s přímým marketingem i když mu k tomu bude svědčit oprávněný zájem (např. pokud jste jeho stálým zákazníkem může Vás kontaktovat).

Právním základem pro zpracování Vašich osobních údajů spočívá v plnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli. Tyto osobní údaje si necháváme po níže určenou dobu z titulu našeho oprávněného zájmu spočívajícího v soudní ochraně. Pokud využíváte našich služeb souvisejících se založením společnosti nebo změnou zapsaných údajů ve veřejných rejstřících, a to formou zprostředkování služeb pro notáře, vychází právní základ zejména z Vyhlášky č. 323/2013 Sb., o náležitostech formulářů na podávání návrhů na zápis, změnu nebo výmaz údajů do veřejného rejstříku a s tím související poskytnutí kopie občanského průkazu (nebo jiného dokladu totožnosti) opíráme o zákonnou povinnost obsaženou v zákoně o některých opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu (§ 2 odst. 1 písm. g) body 1 – 5, ve spojení s § 2 odst 1. písm. g) a § 8 odst. 9).

3. Předmět zpracování osobních údajů

Klient bere na vědomí, že Správce shromažďuje tyto údaje, kdy některé z nich jsou osobními údaji, které potřebuje k poskytnutí služby:

4. Omezení uložení

Správce si ponechá Vaše osobní údaje definované v předešlém odstavci z důvodu soudní ochrany, a to v souvislosti s Vašimi právy (např. právo na náhradu škody § 636 odst. 2 Občanského zákoníku) po dobu 15 let. Poté všechny osobní údaje zlikviduje.

5. Předání osobních údajů

Klient bere na vědomí, že Správce může získané osobní údaje a to pouze za účelem definovaným v čl. 2 těchto Zásad předat svým Partnerům.

Správce osobních údajů může nepředává Vaše osobní údaje příjemci ve třetí zemi ani mezinárodní organizaci.

Partnery společnosti se rozumí zejména:

Klient bere na vědomí, že Správce může předávat osobní údaje orgánům státní správy za účelem stanoveným právními předpisy, nebo v souvislosti s plněním služby, a to zejména: obchodní rejstřík, živnostenský úřad, či finanční úřad, PSSZ, ÚP, aj..

6. Zdroj osobních údajů

Vaše osobní údaje pocházejí přímo od Vás, pokud jste si naše služby objednali na našich webových stránkách, případně jinou formou (emailem, telefonem, písemně).

Vaše osobní údaje pocházejí pouze od Vás.

V případě, že jste klientem správce osobních údajů, pro kterého zpracováváme účetnictví, obdrželi jsme Vaše osobní údaje od něj.

7. Práva Klienta

I. právo na poskytnutí základních informací ohledně zpracování – máme povinnost Vás informovat při získání osobních údajů, pokud je máme přímo od Vás, a v případě, že nebyly získány přímo od Vás, tak nejpozději do jednoho měsíce po získání osobních údajů, případně v okamžiku, kdy dojde ke vzájemné komunikaci pokud jsou osobní údaje použity pro účely této komunikace, nebo nejpozději pro prvním zpřístupnění, pokud je budeme zpřístupňovat třetí straně.

II. právo na přístup k osobním údajů – na základě Vaší žádosti máme povinnost Vám potvrdit, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a informovat Vás dle GDPR např. o účelu, době zpracování, práva na výmaz aj. Poskytneme Vám zároveň kopii zpracovávaných osobních údajů za podmínky, že nedojde k nepříznivému zásahu do práv a svobod dalších osob.

III. právo na opravu – pokud máme nepřesné osobní údaje, jsme povinni je na Vaši žádost opravit
nebo je doplnit.

IV. právo na výmaz – na základě Vaší žádosti máme povinnost osobní údaje bez zbytečného
odkladu vymazat, zejména pokud:

I v případě, že požádáte o výmaz, nejsme povinni osobní údaje vymazat zejména z důvodu:

V. právo na omezení zpracování – jsme povinni omezit zpracování Vašich osobních údajů v případě, že:

V době, kdy je omezeno zpracování osobních údajů, může Správce tyto údaje zpracovávat pouze jejich uložením s výjimkou situace, kdy nám dáte souhlas, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu Unie nebo některého členského státu.

Správce Vás předem vyrozumí, pokud nastane situace, že omezení zpracování bude zrušeno.

VI. právo na přenositelnost údajů – pokud osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu nebo na základě uzavřené smlouvy a zpracování probíhá zcela automatizovaně, můžete Správce požádat o:

VII. právo vznést námitku – pokud zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, případně profilujeme, můžete vznést kdykoli námitku proti takovému zpracování. My poté jednak omezíme zpracování dokud se vše neobjasní a pokud následně neprokážeme závažné oprávněné důvody ke zpracování, údaje dále nebudeme zpracovávat. Pokud údaje využíváme k přímému marketingu, tak bez dalšího přestaneme Vaše osobní údaje po vznesení Vaší námitky zpracovávat.

VIII. právo na ochranu ze strany státních orgánů – máte právo se obrátit na dozorový orgán ochrany osobních údajů- Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7, web: www.uoou.cz, telefon: pevná linka: +420 234 665 111 (Ústředna), a to podáním stížnosti. Vedle toho máte právo na poskytnutí soudní ochrany. Stížnost k dozorovému úřadu i žalobu na soud můžete podat, pokud máte za to, že Vaše práva chráněná GDPR byla v důsledku zpracování ze strany Správce porušena.

Uplatnění práv vůči správci

Svoje práva můžete vůči Správci uplatnit zejména elektronicky, a to zasláním emailu na adresu: info@rtbholding.cz, nebo poštou zaslanou na adresu sídla RTB holding a.s.., Krakovská 1392/7, Praha 1, 110 00. Pokud nás kontaktujete elektronicky, Správce odpoví rovněž elektronicky Můžete nás ale požádat o jiný způsob komunikace.

Vaše žádosti zpracujeme a budeme na ně reagovat co nejrychleji dle kapacity a našich možností, kdy dle GDPR musíme reagovat nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu můžeme v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce. O každém prodloužení Vás ale do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s uvedeným důvodů pro zdržení informujeme.

Pokud budeme mít pochybnosti o Vaší osobě, budeme po Vás chtít, aby jste nám poskytly další informace nezbytné k potvrzení vaší totožnosti. Důvodem je ochrana Vašich údajů, tedy aby nedošlo k předání osobních údajů osobě, která není osobou, za který se vydává.

Žádosti vyřizujeme bezplatně, ale má to určité výjimky:

kdy pokud Správce dojde k závěru, že nastal jeden z uvedených důvodů, odmítneme žádosti vyhovět, nebo Vám naúčtujeme přiměřený poplatek, abychom zaplatili administrativní náklady spojené s vyřízením žádosti.

 

Zveřejněno dne 25.5.2018

RTB holding a.s.